Una de las grandes ventajas de los negocios online, es que pueden atender a sus clientes a través de web o ecommerce las 24 horas del día los 7 días del año. Siempre que estén disponibles, claro…
Todo ello, sin necesidad de tener un establecimiento abierto o personal disponible ininterrumpidamente. Algo que tradicionalmente no era posible en negocios físicos. Pero no solo esto… habilitando la opción de soporte o atención al cliente a través de WhatsApp, podemos recibir solicitudes de nuestros clientes forma de inmediata.
¿Qué hacer en caso de no estar disponible de cara al público? Entonces, lo ideal será activar un autoresponder para confirmar la recepción del mensaje e informar sobre el plazo de disponibilidad. A continuación, veremos cómo configurar un autoresponder en WhatsApp con Android y para iOS, pues guardan algunas diferencias.
Autoresponder WhatsApp en Android
Antes de comenzar debes saber que desde la propia aplicación de WhatsApp no es posible automatizar ningún tipo de respuesta. Si quieres configurar un autoresponder vas a tener que utilizar aplicaciones externas o usar WhatsApp Business.
En el caso de Android, existen varias apps que podrían ayudarte. Por ejemplo, «AutoResponder para WhatsApp > Respuesta automática». Veamos los pasos a seguir para empezar a usarla con cualquier texto ejemplo:
1) Descarga la App para autoresponder
Este paso es el más sencillo de todos. Si tienes un dispositivo Android, estarás acostumbrado a usar Google Play para descargar aplicaciones.
Ve hasta la store y busca la App «AutoResponder para WhatsApp – Respuesta automática». Descárgala e instálala en tu smartphone.
2) Dale permiso para leer notificaciones
Para que esta App de autoresponder WhatsApp para Android funcione, es necesario que le des permiso para leer tus notificaciones. Solo así sabrá cuando recibes un mensaje y podrá lanzar las respuestas automáticas.
En el proceso de instalación, te solicitará permiso para ello. Haz clic en “Aceptar” y continua con el siguiente paso. Si esto no sucede, ve hasta los ajustes de notificaciones y dale permiso de forma manual.
3) Añade tu mensaje
A continuación, entra en la App y crea tu primera regla para enviar un autoresponder:
- Escribe el mensaje. Esta será la respuesta que reciban los usuarios que intenten contactar contigo a través de este canal de forma automatizada.
- Elige la opción “Todos”. Así, tu respuesta se enviará ante cualquier mensaje que recibas.
- Selecciona el tipo de usuario. Para elegir al que quieras aplicar este autoresponder, tienes 3 opciones; individuos, grupos o ambos.
En este último caso, si estás usando la versión free de la aplicación, solo podrás activar tu respuesta automática para individuos. Además, si tienes la versión autoresponder para WhatsApp Pro, podrás configurarlo para grupos, así como utilizar otras funcionalidades avanzadas que también se activan con esta modalidad.
Cómo autoresponder en WhatsApp con iOS
En el caso de iOS solo es posible utilizar un autoresponder con WhatsApp Business. No existen aplicaciones como la anterior que nos permitan crear respuestas automatizadas en la versión habitual de WhatsApp.
No obstante, estamos hablando de usar este canal como soporte de atención al cliente para empresas y negocios. Con lo que es probable que ya cuentes con esta modalidad.
Veamos cómo se activa un autoresponder en WhatsApp Business. Concretamente configuraremos dos tipos de mensajes: bienvenida y ausencia.
1) Ve a la “Configuración de empresa”
Abre la opción de “Configuración de empresa” de tu cuenta de WhatsApp Business. Desde ahí tendrás acceso a todos los ajustes de la misma.
Si vas hasta el apartado “Herramientas de mensajería”, verás que hay dos opciones en las que entrar: “Mensaje de ausencia” y “Mensaje de bienvenida”. Ambas opciones son las que vamos a utilizar para activar tu autoresponder y, por supuesto, como fórmula de productividad.
2) Selecciona mensaje de bienvenida
Este tipo de mensaje es el que recibirá una persona únicamente la primera vez que contacte con tu negocio. Puedes usarlo para presentarle tu empresa, ofrecerle algún regalo de bienvenida o invitarlo a suscribirse a tu newsletter, así como a consumir algún tipo de contenido especial.
3) Selecciona mensaje de ausencia
Este otro tipo de mensaje tiene más funcionalidades que el anterior para configurar. Una vez que lo actives, deberás seguir los siguientes pasos:
- Elige el horario para enviar respuestas automáticas. Puedes enviarlos siempre, o elegir un horario específico, por ejemplo las horas en que no hay nadie atendiendo el soporte.
- Selecciona el tipo de destinatario de tu mensaje. Lo más recomendable es elegir la opción “Todos”, así te aseguras que no dejas ningún mensaje sin respuesta.
- Escribe tu mensaje. Por último, deberás añadir la respuesta que quieres enviar a quienes contacten contigo en el horario que has configurado. No te olvides de incluir el plazo máximo en que te pondrás en contacto con estas personas.
Activar un autoresponder en WhatsApp es una solución que favorece la experiencia de usuario con tu marca. A pesar de que no ofrezcas una respuesta inmediata, estás informando sobre tu disponibilidad y mostrando tu compromiso por satisfacer necesidades.
Si tienes un canal de soporte o atención al cliente, es totalmente recomendable. Cuidar tanto a clientes, como posibles clientes, debería ser una de las prioridades de cualquier negocio.
