Paso a paso para hacer un webinar [Incluye tips y herramientas]

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El formato webinar se ha convertido en un recurso muy atractivo para empresas y negocios digitales. Y es que el vídeo, que ya llevábamos tiempo anunciándolo, sigue siendo el preferido por los usuarios para consumir información, entretenerse y aprender.

Si aún no te has atrevido a crear uno, pero crees que es el momento para darle ese impulso que tu marca necesita, estás en el sitio adecuado. Aquí aprenderás paso a paso la metodología para hacer un webinar profesional y práctico de forma fácil.

¡Ojo! Este no es un tutorial técnico sobre cómo configurar un webinar, sino que se trata más bien de una guía estratégica para aprender a hacer un webinar desde cero.

¿Por qué hacer un webinar?

Un webinar es una herramienta idónea que deberías utilizar si tienes algunos de estos objetivos en mente:

  • Ganar visibilidad.
  • Conseguir leads, ampliar suscriptores y generar conversiones.
  • Mejorar la conciencia de marca.
  • Posicionarte como un referente en el sector.

Para conseguir uno de estos objetivos, puedes utilizar el webinar como medio para:

  • Ofrecer formación sobre un tema de interés para tu audiencia.
  • Hacer una introducción al curso u otro infoproducto que quieras vender.
  • Crear un tutorial sobre una herramienta o plataforma.
  • Aportar información desde un punto de vista sobre un tema.
  • Presentar algún proyecto.

¿Cómo hacer un webinar paso a paso?

Si eres de los que le gusta improvisar, sácate esto de la cabeza a la hora de hacer un webinar, ya que es necesario planificar con tiempo el evento virtual.

Por tanto, para que tu webinar funcione, debes desarrollar una estrategia de marketing planificada y metódica como esta:

➽ Define tu objetivo específico

Una vez que tengas claro qué objetivo persigues (generar confianza, captar leads, ganar visibilidad…), será más fácil darle forma a tu estrategia de marketing.

En este punto, a raíz de tener definido tu objetivo, deberás también plasmar:

  • La temática de la que vas a hablar.
  • Quién es tu target.
  • Quién será el que salga en el vídeo y si contarás con algún invitado.
  • La fecha y la hora para hacerlo.
  • Qué vas a promocionar al final de tu webinar (un curso, un ebook, un servicio…).

➽ Estructura el contenido del webinar

En los primeros 40 minutos, saluda y da la bienvenida y espera al menos unos minutos para que esté todo el mundo. Después, haz una introducción del tema y desarrolla algunos aspectos. Te aconsejamos que el contenido sea de valor y relevante para el usuario porque sino podría perjudicar a tu marca.

Luego, dedica 5 minutos para promocionar tu producto o servicio. Y por último, deja 10- 15 minutos para una ronda de preguntas.

Un webinar no debe ser demasiado largo para no aburrir demasiado a los participantes. Por tanto, te aconsejamos que no sobrepasa una hora.

➽ Elige la herramienta

Elige un software para tu webinar que te permita crear sesiones con muchos participantes. Y, lo más importante, que te ayude a generar contactos de forma sencilla y rápida.

Dependiendo del número de asistentes y tus objetivos, podrás elegir uno gratis o de pago. Las herramientas gratuitas funcionan muy bien para a conseguir más alcance y atraer leads interesados. Mientras que las de pago son ideales para audiencias fidelizadas.

Herramientas para hacer webinars gratis y de pago:

➽ Crea una landing page para captar asistentes

Deberás crear una página de aterrizaje para atraer participantes y conseguir los datos de los registrados. En esta landing deberás especificar todos los detalles del evento. Y esta será su estructura:

  • En la cabecera de la landing deberá aparecer el título del webinar (que será el tema a tratar), quién será el ponente, el número de plazas (y las que quedan libres), el lugar (en este caso, especificar “online”).
  • Después, deberás explicar cuál es el objetivo de tu webinar y qué información obtendrán aquellos que finalicen la sesión.
  • Tras esta presentación, toca hablar sobre el ponente, con una breve descripción sobre su recorrido profesional.
  • Justo después, deberás añadir un call to action para animar a que la gente se apunte. Este CTA dirigirá a un formulario, que solicitará el nombre y correo electrónico.
  • No olvides añadir botones a las redes sociales para que la gente lo comparta y llegue a más personas. Estos puedes añadirlos en el lateral de la landing.
Tip: Cuando alguien se apunte al webinar, envíales un correo, confirmándoles su registro y recordándoles de nuevo la cita.

➽ Promocionar el webinar en diferentes canales y formatos

Para mover la landing, no basta con ponerla en tu web de forma visible. Hay otras acciones que puedes realizar para promocionar tu webinar:

  • Añade un banner web.
  • Crea un post relacionado con el tema del webinar y añade enlace a la landing.
  • Activa una campaña en email marketing y envía una secuencia de emails de forma periódica.
  • Haz ruido del evento en las redes sociales donde tengas presencia.
  • Pide a tus amigos o colegas del sector que lo muevan.

➽ Antes de empezar comprueba que no haya problemas técnicos

Este paso es muy importante que lo lleves a cabo para evitar problemas en el momento en el que los participantes entren.

Comprueba el audio, la imagen y el sonido. Si vas a mostrar diapositivas, prueba que carguen bien y que el sistema no se ralentiza.

➽ Graba tu webinar para difundir el replay

Envía la grabación a los participantes del webinar después del evento a través de un email de agradecimiento por la asistencia. Esto te servirá para hacerles recordar todo lo tratado y de aumentar la posibilidad de conseguir conversiones.

Del mismo modo, podrás utilizar algunos clips de tu webinar como contenido de valor para tus redes sociales. Podrás añadirlos en Instagram Stories.

¿Qué hacer con los leads de tu webinar?

Por último, después del crear el webinar (por ejemplo, a los dos o tres días), puedes hacer un seguimiento por email con aquellos leads que conseguiste.

Tip: Aquellos que convirtieron podrán hacerte preguntas sobre el funcionamiento o cualquier duda (ideal para fidelizarlos). Y los que no compraron también podrán resolver sus dudas mediante un email de seguimiento (estos podrían llegar a convertir en un tiempo).

CONCLUSIONES:

Aquellos que participan en tu webinar son clientes potenciales que realmente están muy interesados en tu oferta. Es decir, son leads cualificados, conscientes de sus problemas, conocen tu marca y saben que tú ofreces una solución para ese problema.

El webinar es solo un medio para acercarte a ellos, romper barreras y mostrarte más humano. Aprovéchalo siguiendo la metodología que te hemos propuesto en este post y, sin duda, conseguirás tus objetivos.

¿Conocías todas estas herramientas para hacer un webinar?

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Equipo de redactores de MadridNYC que colabora editando contenido, aportando nuevos puntos de vista y sus propias experiencias con el fin de aportar valor añadido para los lectores del blog.

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