Herramientas de gestión del tiempo y planificación de tareas

El tiempo es el recurso más limitado que tiene una empresa. Por ello, saber gestionarlo y aprovecharlo resulta prioritario en la mayoría.

Además, cada segundo, tanto de un empresario o emprendedor, como de un empleado, requiere inversión económica. Para que esa inversión tenga un retorno positivo, es necesario implementar acciones o herramientas que nos ayuden a ser más productivos.

Sobre este tema hablaremos a continuación. Explicaremos en qué consiste la gestión del tiempo en el trabajo, y compartiremos un listado de las mejores herramientas para la gestión del tiempo y la gestión de prioridades.

Definición de gestión del tiempo

La sensación de acabar con todas las tareas pendientes del día es sumamente satisfactoria. Por contra, no llegar a todo, genera una frustración difícil de lidiar. ¿No te gustaría quedarte de forma permanente con la primera?

Alcanzar la máxima productividad es uno de los objetivos de la mayoría de profesionales hoy en día. Sin embargo, cuando no se lleva a cabo una buena gestión del tiempo, esta cada vez se aleja más.

Gracias a ella, podemos desarrollar proyectos y tareas en los tiempos y plazos estimados, así como avanzar en los objetivos del negocio, dejando atrás la procrastinación o la mala planificación.

Por lo tanto, la definición de gestión del tiempo se basa en hacer un buen uso de las horas que tenemos disponibles para completar el máximo número de tareas posibles. Para ello, se requiere planificación y priorización.

Herramientas para gestionar el tiempo y prioridades

Más allá de la típica agenda o lista de tareas, las herramientas para la gestión óptima del tiempo nos ayudan a tener consciencia real de las horas que estamos en el trabajo y lo que nos ocupa cada tarea.

De ese modo, es posible planificar mejor, establecer deadlines más exactos, trabajar en equipo de forma ordenada, establecer sinergias entre proyectos o prever los resultados del negocio con mayor precisión.

Dicho esto, a continuación te compartimos un listado de herramientas que te ayudarán a conseguir una gestión eficaz del tiempo y control de estrés.

➽ Gestión de equipos y administración del tiempo

Los directores o responsables de área tienen un rol muy importante en cuanto a la gestión de equipos y administración del tiempo.

Normalmente, son los encargados de planificar las diferentes etapas de un proyecto, el reparto de tareas para su consecución y la fijación de los plazos de entrega.

Veamos qué herramientas son útiles en este aspecto:

• Productive.io -> Esta herramienta de gestión de equipos de trabajo y administración del tiempo, está especialmente ideada para agencias. No obstante, si te interesa alcanzar la máxima rentabilidad en tu empresa o en tu proyecto, es más que recomendable. Analiza costes y predice ingresos.
• Monday -> Con ella podrás organizar toda tu empresa, negocio o proyecto de forma sencilla. Podría estar categorizada en el grupo de herramientas de gestión del tiempo y visualización, por su gran interfaz. Pero es especialmente útil en la gestión del tiempo en el trabajo.
• Wrike -> Este software ofrece un control absoluto a cada miembro del equipo sobre las tareas y proyectos que están en marcha. Así será mucho más fácil trabajar coordinados y cumpliendo deadlines que implican a más de una persona.

➽ Gestión eficaz del tiempo y control de estrés

Si bajamos un peldaño en lo que a gestión del tiempo se refiere, podemos enumerar un breve listado de herramientas de uso individual. Todas ellas están enfocadas en alcanzar la máxima productividad sin caer en el temido estrés.

Estas herramientas no se centran tanto en conocer los avances del equipo o una planificación más global, sino en controlar de forma individual el tiempo que invertimos en cada tarea.

• Heyfocus -> Como su nombre indica, esta herramienta de gestión del tiempo, sirve para mantener la concentración, evitando distraerse con otras aplicaciones o sitios web. Para ello, basta con bloquear todo aquello que te quite tiempo y listo.
• Google Calendar -> Es ideal para recordarnos entregas de tareas, proyectos, reuniones e incluso para trabajar con time blocking. De este modo podemos conocer la carga de trabajo de un día y replanificar, si fuera necesario.
• Toggl -> Si no tienes consciencia del tiempo que inviertes o estás invirtiendo en un proyecto, activa el contador de Toggl y descubre cuánto tardas en cada tarea. Esto te ayudará a planificarte mejor y organizar tus prioridades.

➽ Otras herramientas de visualización

Para todas aquellas personas que prefieren trabajar con herramientas visuales, es decir con aplicaciones que informan de un vistazo sobre el estado de tareas, proyectos o responsabilidades, también tenemos un listado específico.

En este caso, hablamos de softwares que te ayudan a ahorrar tiempo no solo en tu trabajo, sino también en su planificación.

• Mindmeister -> Este tipo de herramientas para la gestión del tiempo y la gestión de prioridades, es útil para entender una determinada estrategia o plan de acción sobre el que estamos trabajando. Su utilidad es crear mapas mentales para organizar ideas.
• Trello -> El tablero de Trello nos permite identificar de un vistazo qué tareas están sin empezar, cuáles están en proceso y cuáles están finalizadas, así como quién es el responsable de cada una de ellas y el timing fijado.
• Rescue Time -> Y por último esta herramienta es muy útil para contabilizar el tiempo que pasas frente a una tarea. Hemos decidido colocarla en este grupo, debido al gran atractivo componente visual de los informes que genera.

Si la gestión del tiempo es un tema pendiente en tu negocio, empieza a usar herramientas como estas. No solo mejorará tu productividad, sino también la rentabilidad de cada proyecto.