7 claves para tener reuniones de trabajo más productivas

Tener reuniones de trabajo productivas es un objetivo que toda empresa u organización debería priorizar. Si bien mantener reuniones con cierta recurrencia es de vital importancia para seguir funcionando, hacerlo sin una planificación previa puede resultar en una mera pérdida de tiempo.

Independientemente a que no reunamos de manera física o telemática, tener reuniones productivas nos ayuda a salir del estancamiento e iniciar una nueva etapa de evolución. Piensa que incluso una agencia de marketing digital, con profesionales teletrabajando desde cualquier parte del mundo, necesita reunirse con su equipo de cuando en cuando.

Por ello, en este post te daremos 7 recomendaciones para que saques el máximo provecho a la hora de sentarte a la mesa con tus colegas.

¿Cómo tener reuniones de trabajo más productivas?

Es de sobra conocido el hecho de que las empresas son, en realidad, personas. Y un grupo de personas tan solo puede generar sinergias si trabajan todos a una.

Para ello, hemos hecho un listado  de 7 claves que os ayudarán a tener reuniones de trabajo más productivas y, por tanto, rentables.

1) Contar con herramientas de productividad

Herramientas de gestión de tiempo, de tareas o equipo, son fundamentales para iniciar en este cometido. Al fin y al cabo, la tecnología está ya presente en todo tipo de empresas y proyectos.

Algunas de las herramientas más populares, y que no faltan en el día a día de ejecutivos y profesionales de todos los sectores, son:

• Google Calendar
• Click Meeting
• Mindmister
• Productive.io
• Monday
• Minutes.io
• Rescue Time

2) Invitar a un número limitado de personas

Por otro lado, por muy discriminatorio que pueda parecer, hay personas que no son imprescindibles según qué reuniones. En este sentido, según la envergadura, naturaleza o gravedad de los asuntos a tratar, deberemos contar con las personas realmente necesarias para solucionar tales cometidos.

3) Seleccionar a un integrante como moderador

De entre los participantes, es de gran valor contar con un perfil que ejerza de rol moderador en las conversaciones y/o posibles discusiones. Y es que tener una reunión de trabajo productiva, depende en gran medida del entendimiento que exista entre sus integrantes.

4) Predefinir las temáticas y objetivos a tratar

En la línea de planificar previamente nuestras reuniones, es importante que todas las personas asistentes tengan en mente qué temas se tratarán y con qué objetivo. De lo contrario, saldrán temas diversos sin un rumbo concreto, lo que llevará a una reunión totalmente improductiva.

5) Trabajar con esquemas y mapas mentales

Este consejo es muy interesante si pensamos, especialmente, en reuniones telepresenciales o por vídeollamada. Tener un guión esquemático y crear mapas mentales, nos ayuda a seguir el hilo y aterrizar ideas concluyentes incluso cuando no tenemos a las personas enfrente.

6) Asignar tareas, roles y tiempos de ejecución

De nada sirve que hablemos de lo que nos preocupa y lo que queremos conseguir, si no trazamos un plan de acción a seguir con tareas, personas responsables de las mismas y los tiempos a invertir en cada una. No hay nada más productivo que tener una reunión de trabajo en la que todos saben qué, cómo y cuándo deben arrimar el hombro.

7) Concluir con un resumen de la reunión

Para terminar, el líder de equipo o persona encargada de mediar, podría encargarse de resumir todos los aspectos comentados en la reunión y de qué manera se procederá para cumplir con lo conversado.

Con estas 7 claves solo hemos dado una pequeña pincelada a lo que tener reuniones de trabajo productivas se refiere. A fin de cuentas, cada organización y equipo de trabajo es un mundo y, además, ¡contamos con cientos de herramientas para sacar provecho de nuestro tiempo!