Cómo transformar tu evento presencial en un evento digital

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La digitalización de eventos es más que una realidad. Es un proceso estratégica por el que muchas empresas, marcas y profesionales se están enfrentando cada vez más.

La principal razón es que tener la posibilidad de celebrar un evento digital, o de forma simultánea en presencial y en streaming, permite que sea accesible para un mayor número de personas y, además, facilita un mejor aprovechamiento de los recursos que se invierten.

Para ello, contar con una buena organización de eventos es clave. Y si tu equipo no precisa de profesionales expertos en esta materia, la mejor opción es contratar a una empresa proveedora de este tipo de servicios para evitar errores.

El único modo de que tu evento digital sea todo un éxito, es confiando en quienes conocen este ámbito y manejan a la perfección las herramientas necesarias para ejecutarlo.

Así que, en este post te invitamos a conocer:

  • Por qué es importante llevar a cabo una correcta transformación digital de eventos.
  • Cómo transformar tus propios eventos presenciales en una opción digital.

Importancia de la transformación digital de eventos

Ahora más que nunca la digitalización de eventos resulta una acción imprescindible para las empresas. Estamos viviendo en un escenario en que cada día son más restrictivas las reuniones presenciales y en el que es necesario encontrar alternativas.

Una de esas alternativas se basa en transformar el evento presencial en evento digital, o en un evento que pueda ofrecerse en ambas modalidades.

Por otro lado, Internet ha hecho posible que las empresas lleguen hasta audiencias que se encuentran a miles de kilómetros de distancia. Para estas personas resulta muy complicado asistir a eventos presenciales.

Este es otro de los motivos por los que la digitalización de eventos es relevante para un negocio. De este modo, pueden asistir todas las personas que lo deseen, estén en la ubicación que estén.

Desde el punto de vista empresarial, esto puede suponer una fuente importante de ingresos. tanto por la venta de entradas como por las ventas que se puedan cerrar. Además, es una forma más de expandir el negocio.

Tip: Lo ideal sería poder combinar ambas modalidades, presencial y streaming, y así aprovechar las ventajas de ambas y a la vez potenciar los resultados.

➽ Características de un evento digital

¿Y qué es lo que hace tan atractiva la transformación digital de eventos? Alrededor de un evento digital, se reúnen una serie de características que contribuyen a que este tipo de actividades hayan llegado para quedarse:

  • Mayor cobertura. A un evento digital pueden asistir personas de cualquier lugar del mundo.
  • Sin límites de aforo. Al no celebrarse en una sala cerrada, no existen límites de aforo.
  • Más escalable. Todo lo anterior hace que el evento se pueda escalar sin ningún tipo de limitación.
  • Menos costes. Estos se reducen al prescindir de ciertos elementos obligatorios en modalidad presencial.
  • Innovación. Con el capital ahorrado, es posible invertir en aspectos que nos ayuden a ofrecer una mejor experiencia de usuario.
  • Posibilidad de replay. Si el evento se graba, puedes obtener un material que ofrecer a los asistentes como bonus.

Como puedes ver, hay mucho en juego. Y, por ello, merece la pena contar con la ayuda de terceros a la hora de organizar un evento digital. No es solo por la inversión realizada en su celebración, sino por todo lo que implica.

Cómo transformar un evento a digital

Como ya hemos comentado a lo largo de este artículo, la mejor opción para digitalizar eventos es contar con un equipo de personas experto y que conozcan de primera mano este entorno y las herramientas que se precisan.

➽ Definir el contenido

Lo más probable es que el contenido de tu evento digital difiera en parte del que habías diseñado para el formato presencial. Si es así, revísalo y adáptalo.

En caso de que sea un evento presencial y en streaming al mismo tiempo, encuentra el equilibrio que ambas audiencias necesitan para sacarle el máximo partido al mismo.

➽ Preparar la escaleta

Esto es vital para cualquier formato, pero en el digital es imprescindible para evitar alargar las sesiones de forma innecesaria.

Cuando estamos en un entorno físico, la sala está reservada únicamente por un tiempo. No podemos superarlo. Por eso, todas las ponencias y actividades deben estar ajustadas.

Al ser impartido vía online, no existen este tipo de presiones, pero tampoco queremos aburrir al público. Así que prepara la escaleta y ajusta los timing.

➽ Incluir turno de preguntas

En los eventos presenciales suele ser habitual acercarse al ponente al final de la sesión para hacerle preguntas. En el evento digital esta posibilidad no existe. Cuando este termina, se cierra la sala online.

Por ello, te recomendamos que incluyas en tu escaleta un turno de preguntas, así los asistentes podrán intervenir compartiendo sus dudas.

➽ Utilizar herramientas seguras

Con el objetivo de no comprometer la emisión, deberás usar herramientas estables, seguras y de confianza. No es momento de hacer pruebas… ¡cualquier fallo podría provocar que el esfuerzo volcado en el evento acabe siendo en vano!

¿Te animas a transformar tu evento presencial en un evento digital? Sigue las recomendaciones que te hemos compartido y ofrece la mejor experiencia posible a tus asistentes.

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Equipo de redactores de MadridNYC que colabora editando contenido, aportando nuevos puntos de vista y sus propias experiencias con el fin de aportar valor añadido para los lectores del blog.

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