Guía del freelance III: Gastos deducibles

Dada la necesidad presente en nuestro país por fomentar el emprendimiento y la creación de nuevos negocios, el equipo de MadridNYC hemos considerado necesario dar un paso más con nuestra guía del freelance tras haberos presentado las dos primeras partes:

Guía del freelance I: Darse de alta como autónomo

Guía del freelance II: Primeros gastos del autónomo

Esta semana, como novedad, os traemos una tercera parte en la que te explicaré cuáles son los gastos deducibles del autónomo y qué es lo que implica este concepto.

Antes de entrar en materia, te recuerdo que en esta guía simplificada de utilidad genérica para los profesionales de actividades independientes, hago siempre menciones específicas para los profesionales del sector online (Marketing Online, Community Management, Redacción y Traducción, Diseño Gráfico y Programación, etc.), por lo que es de vital importancia recordarte una característica fundamental, la cual tendrás que tener en cuenta para comprender el tratamiento de los gastos deducibles:

*Las actividades del sector online se clasifican según los epígrafes del IAE como actividades profesionales, y (a diferencia de las actividades empresariales) a efectos de tributación por IRPF no requieren presentar el modelo trimestral 130 (en el que se tributa a un 20% sobre los beneficios obtenidos en el trimestre), sino que se presenta el modelo anual 180 (trámite ordinario de declaración de la renta).

Concepto y requisitos

Los gastos deducibles son aquellos que van restando a los ingresos brutos obtenidos durante un ejercicio para calcular los beneficios a efectos de impuestos. Por tanto, estos gastos disminuyen la base a la cual hay que aplicar los impuestos, ya que van en detraimiento de los beneficios.

Para que un gasto deducible sea considerado por Hacienda como tal, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Estar vinculado o afecto a la actividad económica realizada, es decir, que sea necesario para poder realizar vuestro trabajo.

• Tiene que estar justificado mediante factura, ticket o recibo, por lo que debéis guardar todas las facturas durante un mínimo de 5 años.

• Estar contabilizados en vuestro propio libro de ingresos y gastos.

*Cuando hablo de gastos deducibles no hago referencia al IVA, ya que para el autónomo este impuesto no supone un gasto, sino que recae sobre el consumidor final y como intermediarios ha de devolverlo trimestralmente a Hacienda con el modelo 303.

Tratamiento de los gastos deducibles a efectos de IRPF

Según la aclaración inicial, el tratamiento de los gastos deducibles a efectos de IRPF sólo afecta de manera trimestral a los autónomos dados de alta por actividades empresariales (y no a los profesionales del sector online) a la hora de presentar el modelo 130, puesto que tendrán que calcular sus beneficios trimestrales tras haber restado o deducido esos gastos vinculados a la actividad económica.

Los impuestos trimestrales a pagar por IRPF son el 20% de los beneficios brutos obtenidos:

Beneficios brutos trimestrales= Ingresos brutos trimestrales (sin IVA) – Gastos deducibles del trimestre (sin IVA)

Tratamiento específico de los gastos deducibles para profesionales del sector online

A pesar de que el IVA no es tratado como gasto, y de que los profesionales del sector online no tenemos obligación de presentar trimestralmente el modelo 130 a efectos del IRPF, ten en cuenta que sea cual sea el tipo de actividad a desarrollar (tanto empresarial como profesional), todas esas facturas vinculadas que origines con el transcurso de tu actividad llevarán asociado un IVA que sí afecta a los trámites trimestrales de todos los autónomos.

Trimestralmente los autónomos calculamos el IVA generado por nuestra actividad de la siguiente manera:

IVA trimestral a devolver a Hacienda =

+ IVA trimestral repercutido (por facturas de ingresos o ventas)

– IVA trimestral soportado (por facturas de gastos deducibles)

*Es en este momento cuando entran en juego para todo tipo de autónomos los gastos deducibles. Si estos gastos trimestralmente superan o se igualan a los ingresos y Hacienda los acepta como deducibles, entonces no tendrás que devolver nada en concepto de IVA.

Relación de gastos deducibles comunes para los profesionales del sector online

Tal y como he mencionado anteriormente, estos gastos se considerarán trimestralmente por parte de autónomos empresariales a efectos de IRPF (disminuyendo la base de los beneficios obtenidos) e IVA, y por parte de los autónomos profesionales (incluyendo aquí a los del sector online) a efectos de IVA.

*Aunque los autónomos profesionales no tengamos que presentar el modelo 130 a efectos de IRPF, si tenemos que realizar el trámite de declaración de renta ordinario y, por tanto, tendremos que tener contabilizados todos los gastos deducidos en el año.

Tras haber hecho una breve introducción a los primeros gastos del autónomo, y dejando a un lado el largo listado general de gastos deducibles existentes para todo autónomo en régimen de estimación directa normal o simplificada, a continuación menciono la relación específica de gastos más comunes de los profesionales del sector online que Hacienda considera como fiscalmente deducibles a efectos de IVA:

• Consumos de explotación: Por gastos de materiales de oficina, envases, materias primas o combustibles como la gasolina, siempre y cuando para tu trabajo sea necesario desplazarte y puedas justificarlo (este gasto no se puede deducir a efectos de IRPF y tan sólo puede hacerse a un 50% a efectos de IVA).

• Gastos de vestuario: Aunque este es un gasto poco común para los que trabajan desde casa, es posible que puedas necesitar uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio, de cuyos gastos podrás desgravar el IVA.

• Gastos de local u oficina: El alquiler del local en el cual desempeñes tu propia actividad, e incluso el de tu propia casa si tienes unos metros cuadrados asignados como lugar de trabajo, se considera como un gasto deducible. También son desgravables los gastos por reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, o gastos asociados a la actividad, por lo que si trabajas desde casa necesitarías por ejemplo un contador de suministro diferenciado del de uso privado. En caso de que se trate de un local en propiedad habría que amortizarlo contablemente.

• Gastos de viajes y representación: Si tienes que realizar un viaje para, por ejemplo, visitar a un cliente o asistir a un congreso, podrás deducir los gastos de transporte, estancia y manutención, siempre que se acredite su carácter profesional y sea aceptado por Hacienda. En este sentido, los gastos por comida son los más controvertidos, por lo que deberás anotar y limitarlos correctamente.

• Vehículo propio: Éste sólo es deducible en caso de que realices una actividad comercial o específica que implique el desplazamiento de viajeros y a efectos de IVA sólo es deducible al 50%.

• Servicios de profesionales independientes y otros servicios exteriores: Podrás deducir aquellos gastos vinculados por contratar servicios profesionales, como los de programadores o abogados, o por otros servicios relacionados (de I+D, relaciones públicas, etc).

• Sólo en el caso de que tuvieras empleados, podrías deducir también gastos por sueldos y salarios, y otro tipo de gastos de personal (de formación, etc.)

Aclaraciones especiales:

*Cuota de autónomo: Una de las características especiales del régimen en estimación directa es que la cuota de autónomo mensual es deducible y por tanto va en detraimiento de los beneficios trimestrales originados por la actividad empresarial del autónomo. Si eres autónomo profesional, cuidado con este concepto, porque esta cuota no lleva IVA asociado que puedas descontar trimestralmente.

*Amortizaciones: Por la compra de inmovilizado, como un ordenador o mobiliario de oficina, el IVA se deducirá trimestralmente, pero a efectos de IRPF para el cálculo de los beneficios de los autónomos empresariales, estos deben ir amortizándose según la tabla de amortización correspondiente.

*Tributos y gastos financieros: Por último, mencionarte que el pago de ciertos impuestos como el IBI o el IAE, así como el pago de intereses de préstamos, también son deducibles, pero tan sólo a efectos de IRPF.

Con esta última y tercera parte, damos fin a la guía del freelance, pero siempre estamos disponibles para recibir cualquiera de tus cuestiones.

Imagen (Gastos): Shutterstock