Tips y herramientas para tener videoconferencias productivas

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En estos tiempos que corren, las videoconferencias se han implementado como una herramienta efectiva para comunicarse tanto personal como profesionalmente. Aunque es cierto que aún hay muchos que no terminan de acostumbrarse, ya que utilizar la tecnología adecuada se les hace un poco cuesta arriba.

¿Sueles trabajar desde casa o en una oficina? Independientemente de cuál sea tu lugar de trabajo, las herramientas para videoconferencias se han convertido en una oportunidad para facilitar la gestión de la empresa en la nube.

Entablar una conversación virtual para acercar posturas con clientes y socios, o dialogar con tu equipo de trabajo, es y pasará a ser una labor cotidiana.

Si aún estás acostumbrándote a estos encuentros virtuales, déjanos decirte que existen algunas recomendaciones para conseguir una comunicación efectiva y, así, lograr que tus videoconferencias sean todo un éxito (aunque tengas niños subiéndose encima o tu gato requiriendo tu atención).

Tips y herramientas para videoconferencias efectivas

Para que tus encuentros sean productivos y haya una comunicación efectiva, además de nuestros consejos para trabajar desde casa, te recomendamos que sigas esta recomendaciones antes y durante tus videoconferencias:

Recomendaciones antes de la videoconferencia:

➽ Elige el escenario adecuado

Elegir el lugar correcto es importante para transmitir seriedad y también nitidez a la escena. Por un lado, es conveniente elegir una pared vacía o, si lo prefieres, puedes enseñar algún diploma o título, también puedes barajarlo.

Por otro lado, estudia la luz natural que entra y evita ventanales desde donde entre demasiada luz porque se te verá oscuro.

En caso de tener que utilizar luz artificial, es mejor que las bombillas sean blancas o fluorescentes para evitar sombras.

➽ Prueba previamente tu cámara y el audio

Verifica que tu cámara capta una imagen de calidad. Para ello, evita poner el dispositivo a contraluz, sino el resto de participantes no podrán distinguir bien tu expresión corporal.

Además  de la cámara, el audio también es importante. Por eso, te aconsejamos que lo pruebes antes de empezar la videoconferencia.

¡Ah! Y para obtener un audio de mejor calidad, y que lo participantes te escuchen claramente y sin ruidos, opta por un auricular de diadema con micro incorporado.

➽ Asegúrate de que hay conexión a Internet

Por último, y aunque parezca una obviedad, algo que muchos no comprueban es la correcta conexión a Internet. Evidentemente, sin Internet o con fallos de red, la videoconferencia se cortará y no será efectiva.

Recomendaciones durante la videoconferencia:

➽ Mantén el contacto visual con el interlocutor

Antes de seleccionar tu herramienta para videoconferencias, es importante que tengas en cuenta estas dos cosas:

  1. Cuando vayas a hablar, dirige la mirada a la cámara.
  2. Cuando escuches, mira a la pantalla.

➽ Evita la multitarea

Igual que en una reunión presencial, estás en una sala prestando atención a lo que ocurre allí, la misma dinámica, seria y profesional, hay que seguir en una reunión virtual.

Además, cuando alguien está en una videoconferencia y lo demás escuchan algún clic, el sonido de hojas o del WhatsApp, es muy molesto y distrae.

➽ Cuida tu tono y lenguaje

Aunque alguien no tenga la palabra en un momento determinado, no quiere decir que no deba mantener una postura correcta.

Recuerda que la expresión corporal expresa a veces mucho más que las palabras. Así que cuidado, compórtate y muestra interés en lo que el resto debate.

➽ Sé preciso

Por otro lado, el lenguaje es también importante. Asimismo, ten en cuenta que las reuniones que duran dos o tres horas no son productivas y terminan quemando a los participantes.

Utiliza mensajes claros y concisos para expresar de forma directa el tema relevante que se está tratando.

Por tanto, si eres el que la ha organizado, establece unos límites y sigue unas pautas para expresar todo lo que necesitas en un tiempo que establezcas previamente.

Las mejores herramientas para videoconferencias

Utilizar la tecnología adecuada para hacer reuniones remotas, es clave para que la reunión se realice eficientemente. Pero ante tantas herramientas para videoconferencias disponbiles, ¿por cuál decantarse?

Top herramientas para videoconferencias:

  • Hangouts: Tan solo necesitas una cuenta de Gmail para hacer videoconferencias gratis. Para llamadas, podrán unirse hasta 25 personas y para hablar por chat hasta 150 participantes.
  • Skype: Muy similar a la anterior, ya que pueden conectarse a la videollamada hasta 25 personas de forma gratuita. Si vas a llamar a alguien que no tiene cuenta de Skype, tendrás que pagar.
  • Zoom: Ofrece funciones más avanzadas que las anteriores, ya que permite hasta mil participantes con planes de pago, compartir tu pantalla y programar la videoconferencia, entre otras. Tiene una prueba gratis al registrarte.
  • GoToMeetingSu versión para principiantes tiene cabida para 10 participantes,  mientras que en otros planes pueden conectarse hasta 150 y 250 usuarios, depende del plan que elijas. La gran ventaja de esta es que puedes grabar las conferencias.
  • Jitsi: Se trata de un programa de código abierto, muy intuitivo de utilizar. Y destaca la opción de la vista de pantalla simultánea para desplegar tus presentaciones. También cuenta con un chat en el lateral para compartir archivos o enviar mensajes rápidamente.

CONCLUSIONES:

Las reuniones virtuales no se deben diferenciar en cuanto a profesionalidad y relevancia para una empresa o negocio. Por ello, hay que trabajar para que la comunicación sea efectiva y la reunión resulte productiva para todos los participantes.

En este post hemos visto algunas recomendaciones para el antes y el durante, así como la lista de top herramientas para videoconferencias que te ayudarán a adaptar tu actividad laboral o profesional al medio digital.

¿Sueles tener videoconferencias con tus clientes, jefes o compañeros de trabajo?, ¿qué otras herramientas conoces y nos recomendarías para estos tiempos que corren?

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Equipo de redactores de MadridNYC que colabora editando contenido, aportando nuevos puntos de vista y sus propias experiencias con el fin de aportar valor añadido para los lectores del blog.

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