Llevar adelante una agencia de marketing implica muchas gestiones y tareas, tantas que a veces las 24 horas del día parecen pocas.
A menudo el balance entre actividad comercial y gestiones propias de la agencia está muy poco balanceado. Se suele dedicar mucho más tiempo a los clientes y se descuida el propio funcionamiento de la agencia.
Este es un problema al que se enfrentan muchas agencias de marketing que no pueden gestionar el tiempo correctamente debido a que las gestiones superan su límite.
Tener una agencia de marketing también implica, aunque no es obligatorio, conocer y estar al día con las últimas tecnologías. Esto puede ser de gran ayuda para poder solventar la problemática de muchas tareas/poco tiempo.
Programas para gestionar tu agencia y ahorrar tiempo
Existen muchos softwares o programas innovadores que pueden darnos una mano con nuestras tareas diarias más automáticas, de modo que podamos dedicarnos de lleno a aquellas que requieran nuestra atención o, incluso, a nuestro tiempo libre.
A continuación, haremos un breve repaso de las que creemos pueden ser las más útiles.
➽ Holded
Utilizar un software para gestionar los recursos de la empresa ya es un paso bastante grande. De esta manera tenemos de forma digitalizada todos los datos, la información y los números actualizados en nuestro ordenador. No obstante, no hay que limitarse a eso, es importante elegir un buen ERP o, a ser posible, el mejor que haya en el mercado.
Si hablamos del mejor ERP del mercado, hablamos de Holded. Un programa simple, intuitivo y poderoso, que empezó siendo un software de facturación y ha derivado en la actualidad en un programa que comprende todos los departamentos de nuestro negocio en un solo lugar.
La ventaja de centralizar todo en un solo cuadro de mando es que la información está accesible e intercomunicada para todos los departamentos. No es necesario esperar que nos manden documentación, podemos acceder a ella rápidamente sin pedir autorización.
El punto fuerte de Holded es que, además, nos permite automatizar muchas gestiones diarias ya sea de contabilidad como de facturación o ventas. Aquellas tareas repetitivas, pueden programarse para que se realicen de forma automática y simplemente tengamos que revisarlas.
Además de ser multiplataforma, Holded tiene su base de datos en la nube, de forma que puedes acceder a tus datos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Solo necesitas una conexión a internet y tendrás todos los datos de tu empresa en pantalla.
➽ Slack
Slack es hoy en día la herramienta de comunicación del ambiente laboral más popular y completa del mercado. Chat, audio, videollamadas, imágenes, gifs, etc..
En Slack puedes comunicarte de la manera que quieras con tus compañeros de trabajo, crear grupos, enviar mensajes privados y colaborar en tiempo real en documentos en línea.
Además, en Slack puedes integrar una gran variedad de aplicaciones y herramientas externas. Gracias a sus integraciones, es posible adjuntar archivos directamente desde servidores en la nube, enviar tickets de asistencia a IT, enlazar directamente a nuestra casilla de correo electrónico o con nuestras herramientas de venta y CRM sin salir de la conversación.
Otra de las principales ventajas que tiene Slack, frente a otras aplicaciones de mensajería, es que nos permite crear flujos de trabajo para automatizar tareas y ahorrar tiempo. Puedes desde automatizar los saludos a los nuevos miembros hasta hacer solicitudes e invitaciones. De esta manera, los pocos segundos que se invierten en crear los flujos, te ahorran muchos más de cara al futuro.
Los flujos no se limitan a las interacciones en Slack, podemos combinar su integración con otras aplicaciones con los flujos de trabajo, de manera que también podemos enlazar y automatizar tareas que involucran otras herramientas para ahorrar tiempo y ganar comodidad.
➽ Forcemanager
Los clientes son uno de los factores más importantes para el éxito o fracaso de nuestra agencia. La mejor manera de cuidarlos y tenerlos satisfechos es teniendo una base de datos completa y accesible donde podamos recopilar y acceder cómodamente a toda la información necesaria y relevante sobre ellos.
Por eso un CRM como Forcemanager es una de las herramientas más importantes para nuestra agencia. En vez de ser una simple base de datos donde se vuelca información, es un sistema de gestión de interacción y relaciones con todos nuestros clientes ―ya sean afianzados o potenciales.
Forcemanager funciona de dos maneras: por un lado tenemos la sección dedicada a la parte comercial y de ventas. En ella tenemos las fichas detalladas con toda la información sobre cada cliente. Desde los datos de contacto, hasta sus preferencias. En esta sección se incluye el mapa con oportunidades cercadas, el reporting automático y el acceso a todos los documentos y citas.
Por otro lado, tenemos la sección dedicada a la gerencia. En esta parte encontramos todas las herramientas de gestión, los informes en tiempo real sobre la campaña en curso, la cartera de clientes y las posibles oportunidades de venta.
Utilizando este tipo de herramientas, no dejaremos ningún cabo suelto y toda la información relevante que necesitemos sobre nuestros clientes estará a un clic de distancia de manera rápida e intuitiva.
➽ Dropbox
Anteriormente hemos hablado de cómo algunos programas como Holded trabajan en la nube pero hay veces que solo tener programas que funcione en la nube no es suficiente. Tenemos muchos documentos independientes e importantes que también necesitamos almacenar de alguna manera en formato digital.
Dropbox es una de las mejores plataformas para almacenar documentos en la nube. Es intuitiva, rápida y accesible desde básicamente cualquier dispositivo.
Nos permite guardar todo tipo de documentos de manera sencilla y tenerlos disponibles en cualquier momento. Además, nos permite editarlos en tiempo real con uno o varios colaboradores a la vez.
Los archivos que se suben a Dropbox son encriptados en tránsito, es decir, que se realiza durante el transporte de los archivos a Dropbox y viceversa, para que el cifrado sea distinto en dispositivo emisor y servidor receptor, aumentando así su seguridad.
Finalmente, la función que creemos es la más importante es que, al no estar guardado en un dispositivo físico, es muy fácil compartir documentos con clientes o colegas. Solo enviar un enlace y ya podrán acceder a toda la información.
➽ Asana
Asana es un tablero virtual que nos ayudará a tener todas las citas, tareas, reuniones y proyectos ordenados y bajo control. Se trata de una herramienta colaborativa en la que podemos volcar todas las tareas realizadas por todos los miembros del equipo.
Nos permite incluir todo tipo de archivos y cuantos sean necesarios para poder realizar la tarea que sea. Además, incluye un sistema de automatización de tareas diarias que nos permitirá ahorrar mucho tiempo dejando que la inteligencia artificial se encargue de realizarlas. El sistema se encargará solo de enviar recordatorios, comprobar que no haya datos duplicados o enviar la tarea al grupo correcto.
Con Asana puedes mejorar tu productividad a la vez que ahorras tiempo y te libras de tareas, definitivamente una herramienta a tener en cuenta.
➽ Marketo
Marketo es un software dedicado a la automatización de tareas de marketing. Solamente por eso, ya deberíamos tenerlo en cuenta para implementarlo en nuestra agencia.
Se adapta a todo tipo de negocios, pues fue creado por expertos de marketing por lo que todas las problemáticas comunes de las tareas fueron tenidas en cuenta para su desarrollo.
Con Marketo podemos dedicar mucho menos tiempo a nuestras campañas, ya que su software nos ayuda a gestionar landing pages y campañas de email marketing, a la vez que nos proporciona herramientas de análisis para evaluar nuestra campaña en tiempo real.
Además, es fácilmente implementable con el CRM que utilizamos, de modo que podemos crear una campaña personalizada y a medida de nuestros clientes.
Con Marketo puedes encargarte de aumentar tu productividad, optimizar tu funnel de ventas y mejorar el ratio de conversión en un solo lugar.
➽ Sprout Social
La gestión de redes sociales es uno de los principales quebraderos de cabeza de muchas empresas. A menudo no pueden permitirse un Community Manager exclusivo ni dedicar el tiempo necesario para gestionarlas de manera activa.
Todo esto termina, en última instancia, recayendo en las agencias de marketing que deben llevar a cabo la labor de llevar adelantes varios perfiles de redes sociales. Por suerte, existen herramientas de gestión centralizada de redes sociales como Sprout Social.
Sprout Social nos proporciona una plataforma única para gestionar todos nuestros perfiles de distintas redes sociales de forma cómoda e intuitiva. Y es que, con ella, podemos responder mensajes y comentarios, publicar y planificar las publicaciones y controlar quién nos menciona dentro y fuera de redes.
Además, cuenta con una opción para automatizar las interacciones a través de bots totalmente personalizados, de modo que nunca quede ningún mensaje sin contestar y sin una respuesta previamente autorizada por nosotros.
Además, nos da herramientas de analítica de cada red social específica para poder ver como crece nuestro engagement y medir el éxito de cada campaña de marketing.
Y estos son los 7 programas innovadores y súper efectivos para ganar tiempo en tu agencia de marketing. ¿Añadirías alguno más? Te leemos en comentarios 😉
